Compare o arquivo com o limite do envio
Abra as propriedades do PDF e observe o tamanho. Se você pretende enviar vários anexos, some os tamanhos: o limite de uma mensagem costuma ser aplicado ao conjunto, e não somente a cada documento isolado. O próprio sistema de e-mail pode acrescentar dados ao codificar o anexo. Por isso, ficar exatamente no limite indicado não garante que o envio será aceito.
Comece pela otimização
Use primeiro o modo de otimização da ferramenta. Ele tenta regravar o documento com uma estrutura mais compacta, preservando a natureza das páginas. Um PDF que já está otimizado pode não diminuir. Nesse caso, a ferramenta mantém o original em vez de entregar um arquivo maior. Compare o tamanho exibido no resultado com o tamanho necessário para o seu envio.
Avalie as perdas antes da compressão forte
O modo forte cria um novo documento com uma imagem JPG por página. Ele pode reduzir digitalizações grandes, mas remove texto selecionável, formulários e links, além de não preservar assinaturas digitais verificáveis. Escolha um perfil equilibrado antes de tentar o menor tamanho. Não use esse modo para um contrato que precisa continuar assinado ou para um documento que o destinatário precisa pesquisar por texto.
Revise e escolha uma alternativa quando necessário
Abra o PDF resultante e amplie nomes, valores, carimbos e códigos. Se continuar grande, considere enviar somente os anexos exigidos, desde que o destinatário aceite. Outra possibilidade é compartilhar um link por um serviço de sua escolha, conferindo as permissões de acesso. Evite dividir um documento de forma que a mensagem perca contexto ou deixe de atender à solicitação recebida.
Perguntas frequentes
Colocar o PDF em ZIP sempre reduz o tamanho?
Não. Muitos PDFs já contêm conteúdo comprimido, e o ZIP pode trazer pouco ganho.
Posso apagar páginas para reduzir o anexo?
Somente se as páginas não forem necessárias ao envio. Use Dividir PDF para criar uma cópia do intervalo aceito pelo destinatário.